Välkommen till Cykelfester.se

Anmälningar
Deltagare går in på sajten och anmäler sig själva. De anger sin adress, kontaktuppgifter och eventuella allergier.
De får genast ett bekräftelsemail med betalningsinstruktioner, samt ett sms för att verifiera telefonnumret de lämnat.

Betalningsuppföljning
När betalning inkommit kan administratören ändra anmälan till betald. På så sätt kan man enkelt hålla koll på vilka som betalat eller ej.
Med ett klick kan administratören skicka ut betalningsbekräftelser till nyinkomna betalningar

Lottning
Någon vecka före festen är det dags att genomföra lottningen. Administratören kan i förväg bestämma vilken rätt specifika deltagare skall få, tex för att kunna tilldela förrätter till deltagare som bor i ytterområden eller på deltagares önskemål av olika skäl.

Efter lottningen kan administratören enkelt flytta personer mellan värdpar, men vi rekommenderar att man gör det endast i nödfall - det är väldigt lätt att det blir deja-vu'er i andra rätter när man flyttar deltagare.
Det går även att helt enkelt göra om lottningen

Vid lottningen försöker systemet att undvika deja-vu'er, dvs att två par möts på olika rätter, men det krävs minst 45 deltagande par för att det ens ska vara möjligt.

Information till värdparen
När lottningen är klar kan administratören med ett klick skicka ut information till alla värdpar.
Där informeras om vilken rätt de ska bjuda på, och vilken tid deras gäster kommer, men inte vem som kommer. Eventuella allergier som gästerna angivit inkluderas också.

Information till deltagare under festkvällen
Under festkvällen skickas SMS med information om var man ska bli serverad nästa rätt. Administratören anger innehåll och tidpunkt för respektive SMS

Avståndslista
Systemet presenterar en överskådlig lista på hur långt respektive deltagare får cykla under kvällen

Epost
Ni får även tillgång till en web-baserad epost , tex ankeborg@cykelfester.se som ni kan använda för kommunikation med era gäster. Det förenklar en del då alla cykelfestfixare då kan använda samma mail.

Historik
En cykelfest är ett fantastiskt kul tema på en fest men kan vara ett enormt arbete att pussla ihop.

När vi började planera den första cykelfesten i Svanesund, insåg vi att det skulle bli en utmaning och funderade på hur vi skulle göra med lottning och hur vi skulle informera deltagare.

Helst skulle lottningen så att hushållen som bor utanför samhället blev tilldelade förrätter, för att sedan ha alla samlade inne i samhället senare under kvällen. Som om inte det var nog hade vi redan fått förfrågningar där deltagare önskade hålla en specifik rätt för att kunna få ihop det med barnpassning och annat.
Om det var möjligt ville vi också undvika att par träffades flera gånger under kvällen.

Informationsspridningen blev också ett diskussionsämne..
Förslagen var många, tex kunde vi samlas när festen startar och ge alla deltagare kuvert med information inför varje rätt. Ett annat förslag var att ge värdarna för förrätten kuverten till deltagarna.
Men med 50 deltagande par skulle det bli 100 kuvert med unik information och definierade mottagare som skulle distribueras. Samtidigt ville vi hålla överraskningsmomentet uppe så länge som möjligt för deltagarna. Vi ville inte att de skulle kunna googla upp alla sina destinationer för kvällen i förtid.

Vi tyckte faktiskt att den administrativa utmaningen verkade så stor att vi lade hela idén på is..

Det var då jag började skissa på ett datorstöd till vår cykelfest, och ett par veckor senare återupptogs planeringen.

Det blev ett webbaserat system som tog hand om hela processen, från anmälningar, lottning, informationsutskick och t.o.m håller koll på anmälningsavgifter och påminnelser.
Helt enkelt ett oslagbart verktyg för oss som håller i cykelfesten!

Vi har använt systemet i ett par år nu, och förbättrar hela tiden funktionaliteten.
Nytt för 2016 var främst en uppgradering av lottnings-algoritmen med ytterligare kontroller att gästerna endast ska träffas en gång / kväll. Det krävs dock att man är mer är 45 deltagande par för att detta ska vara möjligt

Våren 2016 blev vi kontaktade av en annan cykelfest-arrangör, som undrade om också de kunde få använda vårt system.
De skulle köra sin cykelfest samma kväll som oss, så vi fick anpassa systemet något för att ge stöd åt det.
Så nu är det i stort sett skalbart till oändlighet och tillgängligt för fler!