En cykelfest är ett fantastiskt kul tema på en fest, men kan vara ett enormt arbete att pussla ihop.
När vi började planera den första cykelfesten i Svanesund insåg vi att det skulle bli en utmaning – hur skulle vi göra med lottning och hur skulle vi informera deltagarna?
Helst skulle lottningen ske så att hushåll utanför samhället fick förrätter, för att sedan ha alla samlade inne i samhället senare under kvällen. Vi hade redan fått förfrågningar från deltagare som ville hålla en specifik rätt för att kunna ordna barnpassning. Om möjligt ville vi också undvika att par träffades flera gånger under kvällen.
Informationsspridningen var också ett diskussionsämne. Förslagen var många – vi kunde samlas när festen startar och dela ut kuvert, eller låta värdarna för förrätten dela ut kuverten. Men med 50 deltagande par skulle det bli 100 kuvert med unik information som skulle distribueras. Samtidigt ville vi hålla överraskningsmomentet uppe så länge som möjligt.
Vi tyckte att den administrativa utmaningen verkade så stor att vi lade hela idén på is. Det var då jag började skissa på ett datorstöd, och ett par veckor senare återupptogs planeringen.
Det blev ett webbaserat system som tog hand om hela processen: anmälningar, lottning, informationsutskick och koll på avgifter och påminnelser. Helt enkelt ett oslagbart verktyg!
Vi har använt systemet i ett par år nu och förbättrar hela tiden funktionaliteten. Nytt för 2016 var bland annat en uppgradering av lottningsalgoritmen med ytterligare kontroller för att gäster bara ska träffas en gång per kväll.
Våren 2016 kontaktades vi av en annan cykelfest-arrangör som undrade om de också kunde använda systemet – och nu är det skalbart till i stort sett oändlighet och tillgängligt för fler!